Poslovni sastanci predstavljaju jednu od osnova, ako ne i stub modernog poslovanja, budući da je njihova uloga unapređivanje poslovnih procesa, kako u vezi sa eksternim saradnjama, tako i u vezi sa rešavanjem pitanja  koja se tiču saradnji u okviru kolektiva i poslovne stragetije. Ovo je nesumnjivo razlog da se organizovanju toka svakog sastanka pristupi sa dobro usmerenom pažnjom i da njegova struktura vodi ka efikasnom rešavanju tekućih pitanja, a u cilju unapređivanja poslovanja.

Prilagođen prostor za sastanke

U kompanijama koje broje manje zaposlenih i čije poslovanje podrazumeva uslovno rečeno manji obim neretko postoji tendencija da se tekuća pitanja, a naročito ona koja su internog karaktera, rešavaju u hodu, odnosno u okviru kancelarije. Bez obzira na homogenost kolektiva, ovakav vid organizacije sastanaka dovodi do rizika od distrakcija i neefikasnosti. Ne biste li na najbolji mogući način pristupili poslovnim pitanjima koja bi trebalo rešiti unutar kompanije, a zatim i doprineli uspostavljanju i održavanju saradnji, potrebno je da organizujete zaseban prostor čija će ovo biti svrha.

Sala za sastanke bi trebalo da bude relativno izolovana prostorija, čime ćete doprineti uspostavljanju fokusa prisutnih na temu okupljanja, a pri tome i omogućiti neometan tok radnih procesa mimo nje. Adekvatna opremljenost podrazumeva prilagođen raspored mesta za sedenje, čime ćete omogućiti prisutnima da prate prezentacije i učestvuju u diskusijama, a ne bi li prezentovanje teme sastanka bilo efikasno, potrebna je bela tabla za crtanje i eventualno oprema za projektovanje. Samo uređenje prostora bi trebalo da bude vođeno principima minimalizma, odnosno da ne nudi eventualne distrakcije, već da čini prostor prijatnim za boravak u njemu, čime ćete doprineti imidžu kompanije.

Tema i cilj sastanka

Svaki sastanak bi trebalo da ima jasno određenu temu i cilj, što je uslov za njegovo održavanje, a o načinu na koji ćete doći do cilja bi trebalo da odlučite planiranjem njegovog toka. Vrlo je važno da izbegavate digresije i držite se planiranog toka sastanka, krećući se od jedne do druge planirane tačke, da biste naposletku mogli da sumirate zaključke do kojih ste došli i da bi se okupljanje ispostavilo kao svrsishodno.

Ukoliko u toku eventualne diskusije dođe do skretanja sa teme, pažljivo vratite kolege ili saradnike na planirani put. Dobro bi bilo da na samom početku sastanka prisutnima predstavite njegov plan i najavite tačke, te i da im skrenete pažnju na pojedinosti koje će zahtevati naročit fokus. Zapisnik sastanka naknadno prosledite onima koji su prisustvovali, kao i svima u kompaniji za čiji je rad data tema relevantna.

Vreme trajanja sastanka

Zarad postizanja željene efikasnosti, bitno je da ograničite vreme trajanja sastanka i potrudite se da predvidite koliko će vremena svaka od njegovih tačaka zahtevati. Ključ je da budete sažeti i da na taj način budete jasni u svojim izlaganjima. Ukoliko širite priču na određenu temu i ponavljate već izrečeno, vaši saradnici će izgubiti fokus i naposletku će izgubiti iz vida konstruktivne predloge koje bi mogli izložiti da ste kratko i jasno izneli dato pitanje. Naposletku, svima je u interesu da sastanak ostvari svoj cilj u što kraćem roku, ne biste li mogli da se vratite tekućim radnim zadacima i izbegnete duže stanke u toku radnog procesa.

Pozitivna motivacija i konstruktivna kritika

Ukoliko je tema povodom koje se okupljate evaluacija rada, potrudite se da ukupna atmosfera bude pre svega pozitivna, čak i ukoliko postoje problemi koji zahtevaju kritiku. Negativna motivacija je nesumnjivo zastarela metoda i pokazala se kao neefikasna kada je cilj ostvarivanje boljih rezultata. Ovo ne znači da je probleme potrebno ignorisati i ne govoriti o njima otvoreno, ali to valja činiti u duhu ohrabrivanja i ističući uverenje da je do boljih rezultata zaista moguće doći ulaganjem više truda, boljom organizacijom i slično.

Da bi bila konstruktivna, kritika mora da podrazumeva i predloge rešenja i savete, te i da bude osnovana. Ukoliko se kritika ne odnosi na ceo kolektiv i ukupnu organizaciju rada, već izdvojene pojedince, nemojte ovu temu otvarati na grupnom sastanku, već za tu svrhu zakažite individualni razgovor. Kao predstavnik kompanije, nemojte sebe izdvajati u odnosu na kolektiv kada je u pitanju problem na nivou cele firme, te radije birajte prvo nego drugo lice množine.

U težnji ka boljim rezultatima i unapređivanju poslovanja, potrudite se da implementirate ove korake prilikom sazivanja i organizacije poslovnih sastanaka, kao i da negujete kulturu okupljanja i razgovora u okviru kolektiva. Ukoliko podstičete timski duh i radite na unapređenju komunikacije kako unutar kompanije tako i sa spoljnim saradnicima, nesumnjivo ćete ubrzo osetiti pozitivnuu promenu i primetiti napredak.